海洋科学技术研究档案业务规范 |
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| 标准编号：HY/T 056-2010 |
标准状态：现行 |
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| 标准价格：48.0 元 |
客户评分：  |
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本标准规定了海洋科学技术研究文件材料收集、整理和归档以及海洋科学技术研究档案整理、编目、保管和开发利用等的基本方法和要求。
本标准适用于海洋科学技术研究档案业务工作。 |
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| 英文名称： |
Operational norms for archives on marine scientific and technological research |
 替代情况： |
替代HY/T 056-2001 |
| 中标分类： |
综合>>经济、文化>>A14图书馆、档案、文献与情报工作 |
| ICS分类： |
01.140.20;07.060 |
| 发布部门： |
中华人民共和国国家海洋局 |
| 发布日期： |
2010-08-31 |
| 实施日期： |
2010-10-01
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| 提出单位： |
国家海洋局办公室 |
| 归口单位： |
全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC 283) |
| 主管部门： |
全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC 283) |
| 起草单位： |
中国海洋档案馆、国家海洋局北海分局、国家海洋技术中心、国家海洋局第二海洋研究所 |
| 起草人： |
侯秀生、薛惠芬、范文静、孙涛、张明和、宋铭航、邱力、葛彦华、孙晓燕、王世福、袁泽轶 |
| 页数： |
56页 |
| 出版社： |
中国标准出版社 |
| 出版日期： |
2010-10-01 |
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本标准与HY/T056-2001相比主要变化如下:
---增加了规范性引用的文件(见2);
---增加了术语和定义(见3.3、3.4、3.5);
---增加了总体要求一章(见4);
---修改了文件材料的形成与积累、审查和归档的标题与内容(见2001年版的4.1、4.2;本版的5、5.1、5.2、5.3、5.4);
---增加了整理单元构成条款(见6.1);
---修改了文件材料的整理、立卷的标题与内容(见2001年版的4.3;本版的6.2、6.3);
---删除了文件材料的立卷、审查和归档中的行政性条款(见2001 年版的4.1.1、4.1.3、4.3.1、4.3.2);
---删除了文件材料的整理、立卷中不同尺寸的文件材料要统一折叠为A4幅面的内容(见2001年版的4.3.12.4);
---删除了档案的整理中术语解释性内容(见2001年版的5.1.1、5.1.1.1、5.1.1.1.1);
---删除了档案互见性标引条款(见2001年版的5.1.1.3);
---删除了室藏号的编制(见2001年版的5.1.1.4);
---删除了组成课题代码的一般规则(见2001年版的5.1.1.1.4);
---增加了照片整理条款(见6.2.3.2、6.2.3.4、6.2.4.4d));
---增加了非成册图件整理条款(见6.2.3.3);
---增加了文件装盒条款(见6.2.5);
---增加了建立替代卷条款(见6.4);
---修改了归档移交标题与内容(见2001年版的4.4、4.4.1、4.4.2、4.4.4.1;本版的7、7.1、7.1.5);
---修改了档号结构条款(见2001年版的5.1.1.1.2;本版的8.1.1.1);
---增加了分类、主题标引条款(见8.1.3、8.1.4);
---修改了新补文件材料的整理方法(见2001年版的5.1.1.5.2;本版的8.1.5.2);
---删除了档案馆的档案整理(见2001版的5.1.2);
---修改了档案保管的条款(见2001年版的5.3.1、5.3.2、5.3.3;本版的8.3.1、8.3.2、8.3.3);
---修改了档案统计条款(见2001年版的7.1;本版的9.1);
---修改了档案开发和利用条款(见2001年版的7.2、7.3、7.4;本版的9.2);
---修改了档案移交和接收条款(见2001 年版的6.1、6.3、6.4、6.5、6.6、6.7;本版的10.3.1、10.3.2、10.3.3);
---增加了档案鉴定程序(见10.1.3);
---增加了移交档案运送条款(见10.3.3.3);
---修改了海洋科研文件材料归档范围和保管期限表(见2001年版的附录A.1、A.2;本版的附录A);
---修改了海洋科研课题文件材料归档说明书(见2001年版的附录B 图B.1、B.2、B.5、B.6;本版的附录B图B.1、B.2、B.5、B.6);
---修改了海洋科研文件材料和档案用表格式标题(见2001年版附录C;本版的附录C、附录D);
---删除了档案卷夹格式(见2001年版附录D 图D.3);
---修改了海洋科研档案案卷封面格式(见2001年版的附录C 图C.4;本版的附录C 图C.6);
---增加了归档电子文件目录式样(见附录C 图C.9);
---修改了海洋科研文件材料归档移交单格式(见2001 年版的附录C 图C.5;本版的附录C图C.10);
---修改了海洋科研档案案卷目录格式(见2001年版的附录C 图C.10;本版的附录D 图D.2);
---增加了科研档案目录封面式样(见附录D 图D.3);
---修改了海洋科研档案鉴定登记表格式(见2001年版的附录C 图C.13;本版的附录D 图D.7);
---删除了海洋科研档案借阅登记簿格式(见2001年版的附录C 图C.11);
---修改了海洋科研档案移交(接收)清单格式(见2001 年版的附录C 图C.9;本版的附录D 图D.10);
本标准附录A、附录B、附录C 和附录D 为规范性附录。
本标准由国家海洋局办公室提出。
本标准由全国海洋标准化技术委员会(SAC/TC283)归口。
本标准起草单位:中国海洋档案馆、国家海洋局北海分局、国家海洋技术中心、国家海洋局第二海洋研究所。
本标准主要起草人:侯秀生、薛惠芬、范文静、孙涛、张明和、宋铭航、邱力、葛彦华、孙晓燕、王世福、袁泽轶。
本标准所代替标准的历次版本发布情况为:
---HY/T029.1-1993;HY/T056-2001。 |
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前言Ⅴ
1 范围1
2 规范性引用文件1
3 术语和定义1
4 总体要求2
5 科研文件的收集2
5.1 科研文件的积累2
5.2 科研文件的汇总2
5.3 科研文件的审查2
5.4 科研文件的鉴定3
6 科研文件的整理3
6.1 整理单元构成3
6.2 纸质文件整理3
6.2.1 装订3
6.2.2 分类3
6.2.3 排序3
6.2.4 立卷3
6.2.5 文件装盒4
6.2.6 编制卷内目录4
6.2.7 编制卷内备考表4
6.2.8 编制案卷封面5
6.2.9 编制案卷脊背5
6.3 电子文件整理5
6.3.1 归档载体5
6.3.2 分类5
6.3.3 文件命名5
6.3.4 文件组织5
6.3.5 目录组织5
6.3.6 建立说明文件5
6.3.7 归档载体制作5
6.3.8 标识包装6
6.3.9 建立归档电子文件目录6
6.4 建立替代卷6
7 科研文件的归档6
7.1 归档要求6
7.2 归档份数7
7.3 归档时间7
7.4 归档程序7
7.4.1 归档审查7
7.4.2 办理归档手续7
8 科研档案的整理?编目和保管7
8.1 科研档案的整理7
8.1.1 档号标引7
8.1.2 排序排重8
8.1.3 分类标引8
8.1.4 主题标引8
8.1.5 科研文件的补充与修改8
8.2 科研档案的编目9
8.2.1 编制案卷目录9
8.2.2 编制文件目录9
8.2.3 编制全引目录9
8.2.4 编制其他目录9
8.3 科研档案的保管9
8.3.1 保管要求9
8.3.2 保管环境9
8.3.3 检查维护9
9 科研档案的统计和利用10
9.1 科研档案的统计10
9.1.1 统计形式10
9.1.2 统计指标10
9.1.3 统计要求10
9.2 科研档案的利用10
9.2.1 利用要求10
9.2.2 档案阅览10
9.2.3 档案咨询10
9.2.4 档案开发11
9.2.5 利用效果分析11
10 科研档案的鉴定?销毁和移交11
10.1 科研档案的鉴定11
10.1.1 鉴定内容11
10.1.2 鉴定时间11
10.1.3 鉴定程序11
10.2 科研档案的销毁11
10.2.1 编制销毁清册11
10.2.2 销毁程序11
10.3 科研档案的移交12
10.3.1 移交原则12
10.3.2 移交时间和范围12
10.3.3 移交程序12
10.4 科研档案的调整12
附录A (规范性附录) 科研文件归档范围与档案保管期限13
附录B (规范性附录) 科研文件归档说明书格式19
附录C (规范性附录) 科研文件整理用表格式25
附录D (规范性附录) 科研档案管理用表格式35
参考文献45
图B.1 归档说明书封面式样19
图B.2 归档说明书第1页式样20
图B.3 归档说明书第2页式样21
图B.4 归档说明书第3页式样22
图B.5 归档说明书第4页式样23
图B.6 归档说明书第5页式样24
图C.1 科研文件鉴定登记表式样25
图C.2 卷盒式样26
图C.3 卷盒展开示意图27
图C.4 卷内目录式样28
图C.5 卷内备考表式样29
图C.6 案卷封面式样30
图C.7 案卷脊背式样31
图C.8 档号章式样32
图C.9 归档电子文件目录式样33
图C.10 科研文件归档清单式样34
图D.1 科研档案修改申请单式样35
图D.2 案卷目录式样36
图D.3 目录封面式样37
图D.4 文件目录表式样38
图D.5 全引目录-案卷目录表式样39
图D.6 科研档案利用效益记录表式样40
图D.7 科研档案鉴定记录表式样41
图D.8 科研档案销毁清册封面式样42
图D.9 科研档案销毁清册式样43
图D.10 科研档案交接文据式样44
表A.1 海洋科学技术研究文件归档范围与档案保管期限表13 |
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下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。
GB/T11821 照片档案管理规范
GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T18894 电子文件归档与管理规范
DA/T18 档案著录规则
档案库房技术管理暂行规定,国家档案局
国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法,国家海洋局 |
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