随着检验检疫模式的转变,对出口企业做好日常监管工作显得尤为重要。那么,怎样才能使检验检疫日常监管工作规范化和科学化呢?应用国际标准ISO19011:2002《质量和(或)环境管理体系审核指南》对检验检疫日常监管工作进行管理,是一种有效途径。
ISO19011与日常监管工作的适用性
ISO19011标准总结了各类审核实践经验,反映了世界各国对审核理论与实践的最新认识。该标准对由审核组实施的第一方、第二方、第三方审核都是适用的,在许多领域从事符合性评定活动的组织或个人也都可以从标准中找到对自己工作适用的指南性内容。例如检验检疫机构对出口食品生产企业的食品安全管理体系进行“官方验证”。
在日常监管工作中,检验检疫机构作为管理者是审核方,被监管企业作为被管理者是受审核方,检验检疫机构委派人员对企业在一定范围内实施审核,其类型属于第二方审核;监管结论主要是依据产品规范、适用法律法规和合同要求,判定产品质量的符合性。因此,日常监管完全可以借鉴ISO19001:2002标准,并根据标准制定适合日常监管工作的监管原则、监管方案。
在日常监管活动中,检验检疫人员不但对质量管理体系的实际运行情况与要求相比较,进行“诊断”,而且还要与被监管方一起分析产生问题的原因,探讨并提出解决问题的具体办法,开出“处方”;在监管结论中针对发现的问题列出可行的纠正措施。这些比较典型的增值服务,取决于监管人员的水平,而提高审核人员的能力又是ISO19011标准中特别强调的。
因此,将ISO19011标准作为一项标准操作程序(SOP)来规范检验检疫日常监管工作,由此保障监管结论的科学性,为过程检验提供必要的信息支持。
应用ISO19011规范日常监管活动应注意的问题
依据标准中审核原则对监管人员实施素养培训
在日常监管工作中,收集证据、与准则的比较和判定都需要有从事监管活动的人员进行大量的主观判断,因此,监管人员的职业素养和业务能力决定了监管结论的可信度,这使得监管人员素养成为影响监管效果至关重要的因素。
所以,应依据ISO19011标准中“审核员的能力和评价”内容的要求,对监管人员及其能力进行管理。在标准中有5项审核原则中,涉及审核员行为的原则有:道德行为、公正表达、职业素养和独立性及基于证据的方法。遵循这些原则,根据新形势的要求,努力提高检验检疫工作人员队伍的整体素质和服务水平,建立健全工作规范,塑造“以法管人、以法服人”的诚信管理者形象。
依据标准要求来管理日常监管工作
日常监管工作是合格评定活动的重要组成部分。然而在实际工作中,对日常监管活动缺乏必要的策划,譬如确定每次监管的范围、依据的准则、参加人员、需形成的记录、抽样计划、验证对象及内容等,导致监管活动时间安排上的随意性和实施中的盲目性,进而无法形成有效、可信的监管结论,使日常监管工作没有起到应起的作用。要避免这种情况,一个必要的前提是增强监管活动的规范性、有效性和效率。因此,应该将日常监管工作的计划制订、实施和改进活动作为一个过程,应用ISO19011标准要求进行管理。在这一过程中,应特别注意以下几个方面:
一是日常监管方案管理。日常监管工作中应授权专人负责对年度日常监管方案实施文件化管理。在编制监管方案时,根据管辖企业的规模、类型、管理水平、产品风险水平、自我检查能力等,确定监管的目标和重点内容,安排监管日程,合理配置资源,减少活动的盲目性,增强监管的针对性,以满足对检验检疫行政管理低耗、高效的要求。
二是日常监管方案的实施。监管活动作为监管方案的一部分,在实施监管活动的过程中,应针对不同企业、不同问题,将管理的决策与执行过程紧密结合,真正通过日常监管活动促进企业产品质量的提高。
三是监管工作后续活动的实施。检验检疫日常监管工作作为第二方审核活动,关注的是被监管企业产品、过程与体系的符合性,以及持续改进的能力,通过监管发现问题仅仅是监管工作的一部分,加强后续活动才应是日常监管工作的关键所在。后续活动通常包括被监管方纠正、预防或改进措施的确定和实施,以及实施状态的报告、评审与验证。监管人员应熟悉有关问题提出的背景、被监管方体系管理的薄弱环节,通过与被监管企业共同分析问题、寻找原因、研究措施、实施改进、控制成效,这样既有助于提高评审与验证活动的准确性与有效性,也使这些措施切实为被监管方管理体系的实施带来增值。
四是监管工作的记录保持与监管人员的能力评价。监管工作必须保持记录。需要保持的监管记录包括3个方面:与每次监管活动有关的记录、方案评审的结果和与监管人员有关的记录。这些记录可以起到以下作用:1.为方案的实施提供证据;2.在必要时,满足可追溯性的要求;3.为方案的监视、评审和改进提供信息来源。
对监管人员能力的评价是一项系统、持续的工作,也是监管方案管理内容不可缺少的部分。依据ISO19011标准“审核员的能力与评价”,在编制方案时首先应识别以满足监管所需的能力要求,并设立评价准则,确定评价方法;然后,监管活动中收集到的关于人员信息与设立的准则进行比较;最后,根据评价结论,有目的地对人员进行教育和培训,并进行再评价,促使其对自身的业务知识、工作作风不断加强,以此持续提高检验检疫人员的工作能力。
作为检验检疫执法人员,应该树立标准操作程序(SOP)观念,因为在具体工作中处处体现着标准操作程序,譬如检验检疫工作流程、检测依据的标准方法、卫生注册考核程序、扦样时使用的统计抽样方法等。应用标准操作程序是保障检验检疫工作质量的前提,也是抵御质量风险的重要手段。让我们积极探索应用管理审核活动标准操作程序(SOP)———ISO19011标准来规范检验检疫日常监管工作。
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